امحاء جزوات لغت نامه

بر اساس اظهار نظر شماره ۵۶۴۹۲۸۵ مورخ ۱۶/‏۰۷/‏۹۶‬ این اداره کل:

در خصوص امحاء جزوات لغت نامه بدواً خاطر نشان می‌سازد که تصمیم گیری در اصل موضوع، نیازمند اظهارنظر و تصمیم کلان مقامات دانشگاه و به ویژه اطلاع و اظهار نظر ریاست محترم دانشگاه است و این اداره کل درباره اصل موضوع و نیز موضوع دیگر یعنی جابجایی محل اظهارنظری نمی‌کند.

به هر روی تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحاء آن با رعایت مقررات «آئین نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحاء آنها» (مصوب ۱۶/۱۲/۵۱ مجلس) می‌باشد. مطابق ماده ۱ این آئین نامه: «وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی وابسته به دولت موظفند براساس دستورالعمل‌های سازمان اسناد ملی ایران پس از بررسی و ارزشیابی اسناد و اوراق راکد خود آنچه را از لحاظ اجرای وظایف و مسؤولیتهای قانونی آنان و نیز حفظ حقوق افراد مورد استفاده و قابل استناد ندانند تعیین کنند و با راهنمایی سازمان اسناد ملی ایران فهرست‌های مشروح و جداول زمانی آنها را با ذکر مشخصات کامل ردیف‌های مختلف به سازمان اسناد ملی ایران ارسال دارند.» همچنین، در ماده ۲ آئین نامه فوق این گونه مقرر گردیده است: «اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه‌های اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند آنها و همچنین اسناد و اوراق راکد که با رعایت مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و مقررات این آئین نامه ارزش نگهداری نداشته باشد». «سازمان اسناد ملی پس از بررسی فهرست‌ها و جداولی که طبق ماده یک آئین نامه تهیه و ارسال شده و حصول اطمینان از اینکه اوراق فاقد هرگونه ارزش اداری، مالی، اقتصادی٬ قضائی٬ سیاسی٬ فرهنگی٬ علمی٬ فنی و تاریخی است آنها را بررسی و اتخاذ تصمیم نهایی شورای سازمان اسناد ملی ایران تسلیم می کند» (ماده ۳ آن آئین نامه).

مراتب فوق به عرض رسید تا تاکید شود که افزون بر لزوم طرح در هیأت رییسه و تصمیم گیری کلان، برابر مقررات فوق اظهارنظر درباره زائد یا بی ارزش بودن یا نبودن بر عهده سازمان اسناد ملی است.